Fluidifier votre organisation

Vos besoins

En croissance :

• Améliorer la qualité visible par les clients (impact sur leur satisfaction).
• Optimiser les moyens mis en œuvre pour libérer du temps des collaborateurs et améliorer les conditions de travail.
• Profiter d’un projet d’envergure qui va entrainer des changements dans les habitudes de travail pour remettre à plat l’organisation et repenser les modes de fonctionnement (par exemple dans le cadre d’une fusion, d’une refonte du système d’information, etc…).
• Enfin, les dirigeants de PME à croissance rapide ont besoin de structurer leur organisation.

En difficulté, identifier des potentiels de réduction d’effectifs pour réduire les frais de personnels.

Notre réponse

L’étude des organisations est un domaine complexe et sensible :

• Les organisations sont instables et protéiformes (elles peuvent varier sous l’effet d’innombrables paramètres).
• Portant sur les activités humaines, cette étude touche des points sensibles de résistance au changement, de susceptibilité, …
• Les données d’analyse sont immatérielles, difficilement observables et quantifications (souvent basées sur du déclaratif des acteurs des processus eux-mêmes).

« Faire mieux avec moins » dans ce domaine consiste à :

• Faire prendre conscience aux collaborateurs, acteurs des processus de l’importance d’axer leurs actions sur la valeur ajoutée perçue par les clients et la satisfaction.
• Les aider à être plus efficaces dans leurs activités en sachant notamment distinguer l’utile de l’inutile.
• Leur permettre d’être les acteurs du changement en étant eux-mêmes les promoteurs de nouvelles solutions qu’ils auront défini.

La démarche proposée au travers de l’application de la méthode APTE®

• Définir et valider le référentiel fonctionnel des activités des processus :  

Le fonctionnement d’un organe d’entreprise ou le déroulement d’une activité ou procédure est analysé non pas en termes « organique » (description de la solution) mais en termes « fonctionnel » (but à atteindre, satisfaction à apporter à l’utilisateur ou client).
Cette analyse permet d’élaborer un cadre stable et « dépassionné » des contributions à REEL APPORT DE VALEUR de chaque entité de l’organisation.

• Analyser les tâches de chaque contributeur pour distinguer :

o   Celles qui sont réellement utiles.

o   Celles qui sont mal ou pas réalisées.

o   Celles qui sont inutiles, redondantes ou mettent en œuvre des moyens excédentaires par rapport aux besoins.

• Définir la nouvelle solution d’organisation en réorientant les activités des collaborateurs vers celles qui ont de réels apports de valeur.

Cette démarche rend plus fluide l’organisation et permet :

• D’améliorer la qualité du service rendu à la clientèle ou aux utilisateurs.
• De réduire les délais.
• D’optimiser les moyens (temps rendu disponible).

Les résultats

Société de distribution de produits culturels :

• Augmentation des performances commerciales par une réorganisation des forces de vente (nouvelle sectorisation, équilibrage des portefeuilles, diffusion de bonnes pratiques).
• Simplification du processus de gestion des invendus avec effets immédiats sur la qualité et les délais.
• Gain de 50% du temps des collaborateurs du service après-vente, réalloué à des actions d’amélioration de la qualité de la prise en charge des demandes clients et de réduction des délais de traitement de ces demandes.

Société industrielle :

• Identification de gains significatifs de l’ordre de 20% des effectifs des fonctions support sans dégradation du service rendu.

Compagnie d’assurance et banque :

• Transfert d’activités de siège vers le réseau commercial (au plus près des clients).
• Réduction des tâches administratives de commerciaux au profit du temps commercial.